Le 25 mai 2018 est entré en vigueur le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et avec lui un ensemble de nouvelles directives et obligations à respecter par les entreprises. Une étape décisive dans l’encadrement et le renforcement de la protection des données personnelles ainsi que du respect de la vie privée.
Notre équipe perçoit cette politique comme une continuité dans la ligne directrice qu’elle s’impose depuis la naissance des Éditions CoMPAGNoNS : offrir une qualité de service, mais aussi un haut niveau de sécurisation des données de nos utilisateurs. Chaque jour, nos équipes mettent un point d’honneur à œuvrer en faveur d’une politique de sécurité toujours plus précise.
Utilisation de TEDD : responsabilités et gestion des données
Qui est responsable des données sur la plateforme TEDD ?
TEDD est une plateforme conçue pour avoir une gestion facilitée du registre des clients. Nous mettons tout en œuvre pour faciliter la gestion de ces données dans le respect du RGPD. Le client utilisateur est responsable du traitement des informations au sein de la plateforme. Vous pouvez maintenir depuis le back office toutes les coordonnées clients : Raison sociale, adresse postale et identité d’un représentant. La possession et la conservation de données non-conformes
Et si Les Éditions CoMPAGNoNS doivent intervenir sur ma plateforme ?
Au cours de solutions de support ou de conseils, nous pouvons être amené à être au contact de vos données. Nous serons à ce titre assujettis au RGPD sous le statut de sous-traitant. Nous ne traitons les informations à caractère personnel de vos collaborateurs que pour la réalisation des services auxquels vous avez souscrits. Nous n’utiliserons jamais ces informations à des fins marketing. L’accès à vos données est également limité aux collaborateurs habilités.
TEDD respecte-t-il les bases du RGPD ?
Pour respecter le RGPD, certaines conditions de base sont nécessaires. Depuis plusieurs années, Les Éditions CoMPAGNoNS ont mis en place des olutions pour vous permettre de maitriser et de gérer les données déposées sur la plateforme TEDD. Ainsi, les conditions suivantes sont respectées :
- Pas de données sensibles traitées
- Conservation des données 30 jours maximum après transfert
- Transfert de données aux sous-traitants désignés par le client et son salarié
- Pas de transfert de données hors UE
- Suppression de toutes les données privées à la demande
Enfin, toute donnée conservée doit pouvoir être justifiée par une finalité. Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme TEDD, la gestion et la distribution de documents est le principal motif d’utilisation. En détails, les données sont utilisées dans le cadre suivant :
- La gestion de la collecte des documents à transmettre.
- La gestion de l’adhésion des destinataires à un canal de distribution des documents (Opt-in).
- La distribution des documents à leur destinataire selon le canal choisi.
- Le suivi des documents envoyés.
Notre politique de sécurité
Où les données de TEDD sont-elles hébergées ?
La plateforme TEDD est hébergée dans des datacenters TIER III en France sur des services managés Microsoft Azure. Les engagements de service de la plateforme TEDD relèvent donc des engagements de Microsoft Azure. La plateforme TEDD utilise les services managés :
- App Service (SLA App Service)
- Azure SQL Database (SLA Azure SQL Database)
Le SLA de notre hébergeur sont disponibles sur demande.
Comment sont gérés les accès à TEDD ?
L’authentification sur la plateforme se fait au moyen de mots de passe dont la stratégie de sécurité peut être définie par le responsable de traitement (longueur minimale exigée pour les mots de passe, utilisation obligatoire ou pas de minuscule/majuscule, de caractères de ponctuation, etc.)
L’application journalise les accès à la plateforme mais sans conservation des informations à caractère personnel. De plus, les adresses IP depuis lesquelles les accès s’opèrent ne sont pas non plus journalisés. Les journaux sont automatiquement supprimés au-delà d’un mois.