sCapitole Finance, filiale Caisse Epargne Midi-Pyrénées (groupe BPCE), accompagne les entreprises et les particuliers dans leurs projets de financement de biens d’équipement (Crédit-bail Mobilier, Location Financière, LOA voiture, LOA bateau).
Capitole Finance compte 158 salariés répartis sur deux entités : Capitole Fiance (150) et ALT (8).
Interview de Christelle Fenet, gestionnaire de paie, à l’origine du projet de dématérialisation des fiches de paie dans son entreprise.
La naissance du projet de dématérialisation des fiches de paie
Depuis 2 ans, Christelle Fenet travaille en binôme avec une collègue pour gérer tous les éléments relatifs à la gestion de la Paie. Elle prend en charge plus particulièrement la partie technique de la paie : contrôle de paie, déclarations sociales, DSN, paramétrages…
Très sensible aux nouvelles technologies permettant de se libérer des tâches chronophages, et avec le soutien indéfectible de sa direction RH, elle est à l’écoute des nouvelles tendances et force de proposition pour tout ce qui concerne les SIRH.
« Lorsque je suis arrivée il y a 2 ans, j’ai pu apporter un regard neuf sur les process en place pour pouvoir proposer des solutions innovantes permettant de se libérer des tâches ingrates, faire gagner du temps à tout le monde en optimisant les process et gagner en efficacité »
C’est après avoir observé toutes les manipulations nécessaires à la préparation des bulletins de paie que Christelle Fenet s’est penchée sur la question de la dématérialisation des fiches de paie. « Ce besoin existait depuis longtemps, mais aucune solution n’avait encore été imaginée pour réduire ce temps de traitement. Si on met toutes les tâches bout à bout : imprimer, trier, mettre sous pli, distribuer et relancer les salariés qui ne sont pas venus spontanément, cette tâche nous prenait en moyenne ½ journée par mois. Sans compter le stress de l’erreur humaine lors de la mise sous pli ! »
La rencontre avec TEDD. (Traitement et Envoi de Documents Digitaux)
C’est à l’occasion d’une formation au paramétrage DSN sous Sage Paie, chez son partenaire informatique Groupe Arcadie, que Christelle Fenet à découvert la solution de dématérialisation des fiches de paie TEDD. éditée par les Editions CoMPAGNoNS.
« Un consultant nous a présenté TEDD. et la solution Digiposte. Au départ, j’étais un peu réticente à l’idée de laisser des documents personnels comme le bulletin de paie sur internet. Mais j’ai été séduite par tout l’ensemble de services personnels proposés par Digiposte (factures, avis d’imposition…) ».
L’équipe Capitole Finance a rapidement été convaincue du bénéfice apporté par TEDD. concernant le temps de traitement.
« On a vite vu que le traitement d’ ½ journée serait réduit à 5 minutes. , il était donc urgent de faire évoluer nos pratiques pour optimiser cette tâche à faible valeur ajoutée.»
Christelle a ensuite approfondi ses recherches concernant Digiposte en ouvrant un compte personnel et en le faisant essayer à sa DRH.
« C’est en ouvrant mon coffre que j’ai tout de suite compris l’utilité et la valeur ajouté que nous allions pouvoir proposer à nos salariés. »
La relation privilégiée entre le Capitole Finance et son partenaire le Groupe Arcadie a également été déterminante dans le choix de la solution. « Nous avons confiance dans les compétences du Groupe Arcadie, nous sommes satisfaits du service client de la hotline Sage. »
Enfin, la possibilité laissée aux salariés de choisir leur mode de remise et de changer d’avis à tout moment, sans impact pour le service paie, a conforté l’équipe RH de Capitole Finance dans son choix. « Les salariés peuvent revenir sur leur espace personnel pour changer leur choix, ce choix n’est ni définitif, ni imposé. Nous avons estimé que cette plus-value serait la garantie de l’adhésion des salariés. »
Nous nous sommes interrogés sur l’utilisation du coffre fort de la CEMP toutefois nous avons opté pour l’option Digiposte qui présentait l’avantage de ne pas imposer aux collaborateurs l’ouverture d’un compte caisse d’épargne.
Le déroulement du projet de dématérialisation des fiches de paie
La mise en place et la formation à l’utilisation de TEDD. au sein de la société Capitole Finance ont été réalisée en ½ journée par un consultant.
« Je me suis sentie un peu perdue lors du paramétrage, mais quand j’ai bien compris la philosophie du produit, tout est devenu logique pour nous. »
A la mise en place du projet, il est apparu que certaines fonctionnalités devaient être améliorées mais « l’équipe consulting et développement a très rapidement fait évoluer la plateforme pour l’adapter à nos besoins ».
Un gain de temps immédiatement constaté, et des économies en prime !
La mise en place de la solution de dématérialisation des fiches de paie a permis un gain de temps important et immédiat pour la personne en charge des bulletins de paie mais c’est aussi un confort pour l’ensemble des personnes du service qui ne sont plus dérangées pendant ½ journée, car la distribution était réalisée en mains propres, dans le bureau RH.
« Ma collègue voit maintenant le gain de temps, en 3 clics l’ensemble des bulletins sont partis alors qu’avant, elle n’aurait même pas terminé l’impression des fiches de paie ! »
Cette solution fait également l’unanimité parmi les salariés.
« Les salariés sont super contents, nous avions peur qu’ils soient plus réticents, mais nous avons eu la surprise de voir que la grande majorité adhère au projet. L’avantage du choix proposé aux salariés permet à chacun de s’organiser à son rythme. »
La mise en place de cette solution simple apporte un véritable confort pour l’ensemble de l’équipe RH. « Quand tu travailles dans un service RH, tu passes un temps fou sur l’administratif papier, et le temps que tu prends pour faire ça, tu ne le prends pas pour traiter de vrais sujets. »
Contrairement aux idées reçues, la remise du bulletin de paie au format papier est devenue quasiment immédiatement minoritaire, permettant de réaliser des économies immédiates.
Et demain avec TEDD.
A ce jour, Capitole Finance utilise TEDD. uniquement pour les bulletins, mais envisage de l’utiliser pour l’ensemble des documents RH.
« Je pense que je vais prochainement joindre les courriers avec les augmentations et les changements de coefficients, les attestations etc… »
Utilisée depuis quelques mois, la solution de dématérialisation des fiches de paie TEDD. a su trouver sa place dans les process de Capitole Finance. « Si je devais changer de société demain, et qu’il n’y avait pas de solution de dématérialisation pour les bulletins, je pense que ce serait la première chose que je proposerai de mettre en place ! »