Les statuts de traitement des factures fournisseurs offrent une visibilité sur chaque étape du processus de gestion des factures. Ils améliorent la gestion comptable et financière, facilitent la communication interne entre le comptable, le contrôleur et l’approbateur et permet d’améliorer les relations commerciales de l’entreprise. Nous vous donnons les clés pour gérer efficacement le cycle de vie et le statut de traitement de vos factures fournisseurs, grâce à des solutions à la portée de votre TPE, PME ou PMI.
Statuts de traitement et automatisation des factures fournisseurs
Les statuts de traitement des factures fournisseurs balisent tout le processus de contrôle et d’approbation des factures. Ils permettent de suivre le cycle de vie de ces dernières, depuis leur réception jusqu’à leur paiement puis leur archivage. Mais comment rythmer le traitement de vos factures fournisseurs et quels statuts donner à ces dernières ?
Les étapes incontournables du traitement des factures fournisseurs
Le processus de traitement des factures fournisseurs requiert plusieurs étapes clés, dont le rôle est d’assurer la conformité des factures, la transparence des transactions et le respect des délais de paiement :
- Réception de la facture : les factures fournisseurs sont souvent transmises sous format électronique. Elles peuvent également être réceptionnées sous format papier, même si cette pratique tend à disparaitre avec l’arrivée de la facture électronique.
- Contrôle et enregistrement : les données et les mentions obligatoires (date, montant, numéro de facture, identités du vendeur et de l’acheteur, etc.) sont vérifiées puis la facture est enregistrée dans le système comptable de l’entreprise.
- Rapprochement : les factures fournisseurs sont associées aux bons de commande et aux bons de livraison associés afin de contrôler leur correspondance, détecter des erreurs de facturation ou l’existence de Ce rapprochement garantit une piste d’audit fiable en liant les documents de facturation.
- Approbation : les factures fournisseurs contrôlées et validées sont alors approuvées afin de déclencher le processus de paiement. L’existence d’un différend peut en revanche entraîner un rejet, une suspension ou une demande d’avoir.
- Paiement : une fois la facture approuvée, le paiement peut être effectué selon les modalités convenues entre l’entreprise et son fournisseur. La facture doit alors être archivée selon la durée légale exigée, qui est de 10 ans
Les statuts de traitement et le passage à la l’obligation légale de la facturation électronique
La gestion du poste fournisseurs ne peut désormais plus se concevoir sans l’automatisation des processus de traitement des factures ni en dehors de la transformation numérique des entreprises. En intégrant des solutions logicielles de gestion comptable et commerciale, d’automatisation et de dématérialisation, vous fiabiliserez ainsi chaque étape du processus de gestion et réduirez les risques d’erreurs, de doublons et de litiges.
En outre, la généralisation de la facturation électronique entre entreprises, qui s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026, définit d’ores et déjà les statuts du cycle de vie des factures. Tout en préparant votre entreprise à la facture électronique, vous pouvez intégrer ces statuts de traitement, visualiser l’état d’avancement de vos factures et gérer des processus tels que les rejets ou les annulations.
Intégrer les statuts de traitement au cycle de vie de vos factures fournisseurs
Si l’automatisation et les statuts de traitement des factures permettent de mieux gérer les risques liés au poste fournisseur de votre entreprise, vous devez établir ceux qui rythmeront au mieux vos processus et la gestion financière de votre TPE, PME ou PMI.
Statuts de traitement « obligatoires »
Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, la gestion des statuts doit garantir la transparence des opérations en cours grâce à une vision partagée entre votre entreprise, votre fournisseur et l’administration fiscale. Un socle de statuts de traitement devant être obligatoirement transmis a ainsi été défini :
- Déposée : le fournisseur a soumis la facture via le PPF (portail public de facturation) ou une PDP (plateforme de dématérialisation partenaire).
- Rejetée : la facture est rejetée par la plateforme pour des raisons techniques (format incorrect, non-respect des normes…).
- Refusée : la facture est refusée par votre entreprise pour des raisons métiers.
- Encaissée : le paiement de la facture ou de l’avoir a été reçu par le bénéficiaire.
Statuts de traitement libres et recommandés
Si le nombre de statuts obligatoires est volontairement réduit pour inciter les entreprises à adopter la facture électronique, des statuts sont néanmoins recommandés pour des étapes intermédiaires et un traitement efficace :
- Mise à disposition : facture disponible pour l’acheteur sur le PPF ou la PDP.
- Prise en charge : facture acceptée par l’acheteur pour traitement.
- Approuvée : facture entièrement traitée et approuvée par l’acheteur.
- Approuvée partiellement : facture partiellement approuvée par l’acheteur, pouvant entraîner un avoir.
- Paiement transmis : le paiement de la facture ou de l’avoir a été effectué.
L’usage de statuts dont la transmission est libre peut affiner la gestion de vos factures fournisseurs. Ils peuvent s’appliquer à toute facture « émise par la plateforme » et « reçue par plateforme », « En litige » dans le cadre d’un différend, « Suspendue » ou « Complétée » en cas de pièces manquantes.
Traitez vos factures fournisseurs avec TEDD
Afin de faciliter et optimiser la gestion du poste fournisseur, nous vous proposons, en collaboration avec la société Esker, un logiciel de dématérialisation à l’attention des TPE, PME ou PMI de tout secteur : le logiciel TEDD.factures fournisseurs. Tirant parti de l’automatisation, de la dématérialisation et de l’IA (intelligence artificielle), notre solution permet de gérer vos factures fournisseurs depuis leur réception jusqu’à leur archivage.
TEDD & Esker permet au comptable, au contrôleur et à l’approbateur de collaborer et traiter les factures fournisseurs avec des indicateurs spécifiques à chacun de leur métier. Le logiciel inclut la capture des données de la facture, leur vérification, leur approbation et leur intégration au système comptable, jusqu’à l’archivage des factures, avec des changements d’état à chaque étape du processus.
Notre solution TEDD & Esker aspire à être PDP (plateforme de dématérialisation partenaire) de l’administration fiscale, et sera en mesure de récupérer et mettre à disposition vos factures sur le PPF dans le cadre de la facturation électronique entre les entreprises. Elle prend d’ores et déjà les factures électroniques en charge, à travers un tableau de bord et des statuts dédiés : « Mises à disposition », « Refusées », « Prises en charge », « En litige », « Approuvées », « Paiement transmis » et « Encaissées ».
Afin de découvrir notre logiciel de dématérialisation et en apprendre davantage sur la gestion des statuts de traitement des factures fournisseurs, n’hésitez pas à contacter l’équipe des Editions CoMPAGNoNS.