Les enjeux d’une bonne gestion des factures fournisseurs étrangères
Gérer ces factures demande une compréhension approfondie des réglementations internationales, des taux de change fluctuants et des délais de paiement souvent variables. Elle exige rigueur et organisation exemplaire si l’on veut éviter les erreurs coûteuses et assurer la conformité avec les lois locales.
Conformité réglementaire et fiscale
Chaque pays a ses propres règles en matière de facturation, de TVA et de conservation des documents. Ne pas se conformer à ce type d’obligation cela signifie s’exposer à des pénalités et des litiges. Par exemple, certains pays exigent des mentions spécifiques sur les factures, comme le numéro de TVA intracommunautaire pour les échanges au sein de l’UE.
Maitrise des coûts et des délais
Une facture étrangère, c’est aussi potentiellement des coûts supplémentaires liés au change, aux virements internationaux, voire aux commissions des intermédiaires. Sans parler des délais de paiement qui peuvent différer selon les pays. Un fournisseur allemand vous demandera souvent un règlement à 30 jours. A l’inverse, un fournisseur italien demandera à son client un règlement à 60 ou 90 jours. Difficile dans ces conditions d’avoir une visibilité claire sur sa trésorerie.
Productivité et risque d’erreurs
Traiter manuellement des factures étrangères est particulièrement accaparant et source d’erreurs. Il faut jongler avec les devises, s’assurer de la conformité des mentions obligatoires, rapprocher avec les bons de commande… Ce sont autant de tâches fastidieuses et répétitives qui détournent vos équipes de tâches à haut rendement. L’automatisation de vos factures fournisseurs devient donc un impératif évident.
Relations fournisseurs
Une erreur ou un retard de paiement peut vite dégrader les relations avec un fournisseur étranger. Sans parler des difficultés à obtenir un duplicata ou à résoudre un litige quand votre interlocuteur est à l’autre bout de l’Europe ou du monde ! Maintenir de bonnes relations est pourtant essentiel pour sécuriser ses approvisionnements et négocier de bonnes conditions.
Automatiser et optimiser le traitement de vos factures fournisseurs étrangères
Pour simplifier votre quotidien, l’automatisation et la dématérialisation sont vos meilleurs alliés. En digitalisant le cycle de vie de vos factures fournisseurs, vous allez pouvoir récupérer un temps précieux en fiabilisant la saisie des données, accélérant les validations et sécurisant tous vos paiements. Mais pour cela, quelques critères sont à prendre en considération lors de la sélection de l’outil idéal.
Capture et reconnaissance des données
Votre solution doit être capable d’absorber des factures dans différents formats (papier, PDF, électronique…) et d’en extraire automatiquement les données importantes, grâce à des technologies de reconnaissance optique des caractères (OCR) et d’apprentissage (machine learning). Fini les longues heures de saisies manuelles ponctuées d’erreurs.
Workflows de validation
Une fois la facture enregistrée, elle doit suivre un circuit de validation impliquant différents acteurs (acheteurs, approbateurs, comptables…). Un workflow dématérialisé permet d’identifier facilement qui doit intervenir et à quel moment. Chacun est notifié des tâches à réaliser. L’ensemble du processus est tracé et auditable.
Rapprochement commande-facture
Pour les factures avec commande, la solution doit permettre un rapprochement automatique avec les bons de commande, voire les bons de livraison. Toute anomalie (écart de prix, quantités…) est ainsi immédiatement détectée et bloquée pour analyse. C’est un puissant levier d’optimisation de la dépense et de lutte contre la fraude.
Piste d’audit et archivage électronique
Chaque étape du traitement de la facture doit être horodatée et traçable. C’est indispensable pour des raisons réglementaires mais aussi de contrôle interne. Une fois la facture payée, elle doit être stockée de façon intègre et fiable dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) pour une durée légale de 10 ans.
Intégration avec les outils comptables et financiers
Pour être pleinement efficace, votre logiciel de facturation doit communiquer avec votre écosystème applicatif : ERP, outils de paiement, plateforme de dématérialisation… Les formats électroniques structurés (UBL, CII…) et les API facilitent ces échanges de données, sans ressaisie, et vous offrent un pilotage fin de votre trésorerie.
TEDD factures.fournisseurs & Esker : la solution adaptée aux PME pour gérer les factures fournisseurs étrangères
Parmi toutes les solutions de digitalisation des factures existantes, le choix peut s’avérer compliqué. Mais toutes n’offrent pas le même niveau de service, ni la même couverture fonctionnelle. Pour traiter spécifiquement les factures fournisseurs étrangères, une PME a besoin d’un outil simple, abordable et interopérable avec son SI. Telle est la promesse de TEDD factures.fournisseurs & Esker et ses fonctionnalités :
- La reconnaissance automatique des données clés (montants, échéances, TVA), même pour les factures internationales.
- Un portail collaboratif permettant à chaque acteur (comptable, contrôleur, approbateur) de traiter les factures selon des indicateurs métiers personnalisés.
- Des workflows configurables intégrant les règles et spécificités de chaque entreprise (seuils de validation, routage pour approbation)
- La conformité aux exigences réglementaires en vigueur (piste d’audit fiable, archivage légal, préparation à la facturation électronique).
- Des connecteurs prêts à l’emploi avec les principales solutions du marché (Sage, Cegid, Microsoft Dynamics) pour une intégration rapide une solution finance déjà en activité chez vous.
- La puissance et l’expertise de la plateforme Esker, leader mondial du “Procure-to-Pay”.
En digitalisant l’ensemble du processus réception-comptabilité-paiement, des solutions comme TEDD & Esker aident les entreprises à mieux gérer leurs factures fournisseurs étrangères tout en répondant aux impératifs réglementaires, financiers et relationnels. Contactez nos équipes pour franchir le pas et simplifier la gestion de vos factures fournisseurs étrangères.