Quels sont les coûts et les risques liés à la gestion des factures fournisseurs ?
Malgré le développement des logiciels de gestion, des applications de dématérialisation et de la réforme de la facturation électronique, le traitement des factures fournisseurs reste conditionné par le format papier et les processus manuels. Pour les TPE, PME ou PMI n’ayant pas entamé leur transformation numérique ou n’ayant pas intégré de solutions logicielles adéquates, la gestion des factures implique des risques et alourdit les coûts de gestion de l’entreprise.
Coûts et dépenses liées à la gestion des factures fournisseurs
- Coûts et délais de traitement direct : la gestion des factures fournisseurs papier implique un traitement manuel chronophage, avec des coûts de gestion élevés : réception, tri, enregistrement, approbation, paiement de la facture… les délais sont alourdis par les temps d’analyse, de correction et de rapprochement.
- Coûts de non-conformité et pénalités : les risques d’erreurs humaines ou une mauvaise gestion des factures fournisseurs peuvent provoquer la perte de documents, retarder les règlements et entraîner des conséquences légales et financières pour l’entreprise.
- Coûts de stockage et d’archivage : le traitement manuel des factures fournisseurs implique des coûts d’exploitation liés à l’archivage physique des documents : aménagement de l’espace, mobilier dédié, coûts locatifs supplémentaires… sans compter le manque de traçabilité et l’allongement des temps de recherches et de consultation.
Risques associés à la gestion des factures fournisseurs
- Retards de paiement : les processus chronophages du traitement manuel peuvent engendrer des retards de paiement, avec des conséquences pour l’entreprise : pénalités, intérêts de retard, litiges avec les fournisseurs…
- Dégradation de l’image : la gestion inefficace des factures fournisseurs peut nuire à l’image de marque de l’entreprise, dégrader la confiance et les relations avec les fournisseurs et compliquer l’acquisition de nouveaux partenaires.
- Risques de fraude et d’erreurs : le manque de visibilité des processus de traitement manuel expose les entreprises à des risques de fraude (arnaque aux faux fournisseurs…) et à des erreurs de règlements (trop versés, doubles paiements…).
- Impact sur la productivité : la gestion manuelle, le support papier et les délais de traitement alourdissent les processus de l’entreprise. Ces tâches chronophages nuisent au confort de travail, à l’efficacité opérationnelle et à la productivité de vos équipes.
Un logiciel de dématérialisation pour maîtriser la gestion de vos factures fournisseurs
Le traitement des factures fournisseurs s’inscrit dans un contexte où des processus manuels et chronophages coexistent avec des solutions numériques permettant d’optimiser ces processus. A travers notre collaboration avec Esker, nous vous proposons des solutions à la portée des PME, PMI et TPE pour faciliter leur gestion comptable et financière et également se mettre en règle avec la loi fiance 2026. Le logiciel TEDD & Esker apporte à ce titre une réponse concrète aux défis posés par le traitement des factures fournisseurs.
Gérer les risques, réduire les coûts
En tant que logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs, TEDD & Esker repose sur deux principes fondamentaux de la transformation numérique des entreprises et de la gestion intégrée de leurs processus :
- la dématérialisation: la conversion des factures papier en format numérique facilite leur traitement, leur approbation et leur archivage, réduit le temps de traitement et minimise les risques de perte ou de retard.
- l’automatisation : des fonctionnalités telles que la capture automatique des données, le rapprochement des bons de commande et les workflows d’approbation réduisent les interventions manuelles, les risques d’erreurs ainsi que les délais et coûts opérationnels de traitement.
Par nature, l’intégration d’une solution logicielle va donc fiabiliser vos processus comptable et financiers, accroitre votre efficacité opérationnelle et engendrer des économies directes pour votre entreprise.
Un traitement intelligent et intégré
La force de la solution TEDD & Esker réside dans la conjugaison des expertises respectives : d’une part la dématérialisation et l’automatisation des processus financiers par Esker, d’autre part le développement d’applications par nos soins, afin de faciliter la gestion des PME, PMI et TPE.
Le logiciel de dématérialisation des factures fournisseurs se fonde ainsi également sur deux atouts majeurs pour l’écosystème de votre entreprise :
- l’intelligence artificielle (IA) : l’IA intégrée à la solution TEDD & Esker assure l’acquisition des données et accélère les processus de rapprochement, tandis que le machine learning assimile les corrections portées sur une factures afin de les appliquer aux modèles suivants, améliorant continuellement son efficacité et sa précision dans l’extraction et la vérification des données.
- la connectivité multi-ERP : TEDD & Esker s’intègre aux principaux ERP du marché (Sage, Microsoft 365, EBP…), impliquant la centralisation de vos données, un accès en temps réel à vos informations et le rapprochement de vos factures fournisseurs avec vos données comptables et de gestion commerciale.
La gestion des risques et la réduction des coûts liés au traitement des factures fournisseurs est non seulement à la portée des TPE, PME et PMI, mais cela peut représenter un levier de croissance et de développement. L’intégration d’une solution logicielle peut améliorer la gestion financière de votre entreprise, renforcer votre image de marque et consolider vos relations avec vos fournisseurs et partenaires financiers.
Contactez-nous et découvrez comment le logiciel de dématérialisation, issue de notre collaboration avec Esker, peut aider votre entreprise à franchir un cap décisif dans le traitement de vos processus comptables et financiers.