Nombreuses sont encore les entreprises qui repoussent le moment de passer à la dématérialisation des factures. Pourtant, en terminer avec une gestion papier présente de multiples avantages ! Solution d’avenir, dont l’obligation se met peu à peu en place, la facture dématérialisée promet un gain de temps considérable. Avec un outil simple au service de votre efficacité, Les éditions CoMPAGNoNS vous aident à tirer pleinement partie du passage à la facture numérique. Zoom sur 5 bonnes raisons d’adopter la digitalisation
Raison 1 : La facture électronique, un gain de productivité et une accélération des process
Une solution de dématérialisation des factures met fin aux tâches répétitives qu’impliquent la saisie des données, la réception, l’envoi, le tri et le classement des factures. En entreprise, le traitement des factures à envoyer et la gestion des factures reçues figurent parmi les tâches administratives les plus chronophages. La saisie manuelle entraîne des erreurs dont la correction est également une perte de temps. La digitalisation offre ainsi un gain de productivité indéniable ! Avec sa fonctionnalité d’aiguillage automatique des factures vers une distribution multicanale (email, courrier ou plateforme Chorus pour la facture dématérialisée des clients publics), la solution TEDD développée par Les éditions CoMPAGNoNS vous permet d’accélérer vos process. Les délais de paiement et d’encaissement sont réduits, les envois fiabilisés et immédiats
Raison 2 : la dématérialisation des factures pour une organisation optimale
La traçabilité et la fiabilité sont les grands atouts de la facture dématérialisée. L’envoi électronique résout tous les obstacles et contraintes de l’envoi postal : délai imprévisible, risque d’erreur dans les adresses, incertitudes quant à la réception, coût de l’affranchissement et des consommables, absence possible du destinataire, temps de traitement pour la mise sous pli, etc. La dématérialisation des factures permet une traçabilité précise, depuis la génération de la facture jusqu’à son paiement. En aval, l’archivage des factures payées est lui aussi sécurisé. La conservation numérique des documents facilite par ailleurs leur recherche pour consultation. Les risques de perte de documents sont évités, et toutes les opérations administratives autour de l’émission ou de la réception de factures sont simplifiées et fiabilisées
Raison 3 : La dématérialisation des factures pour une meilleure gestion du cash-flow
Saviez-vous qu’un outil de dématérialisation des factures pouvait aussi vous aider à améliorer votre trésorerie ? Parce qu’elle permet de réduire les délais d’encaissements, la digitalisation de la facturation assure une meilleure gestion des flux de liquidités. Un quart des faillites d’entreprises en France sont indirectement ou directement liées aux retards de paiement. La gestion des encours clients est difficile et chronophage. L’application de pénalités et les litiges sont néfastes aux relations de l’entreprise avec ses différents partenaires, fournisseurs et clients. Une solution de dématérialisation des factures résout ce problème : non seulement les process sont accélérés, les factures émises plus rapidement et leur traitement plus simple, mais en plus il est possible de programmer des rappels des différentes dates d’échéance. Ces fonctionnalités, ainsi que la mise en place d’un paiement automatique pour les factures récurrentes, vous permettent une gestion rigoureuse des flux sortants et entrants. Une bonne nouvelle pour votre trésorerie, mais aussi pour la pérennité et la qualité de vos relations fournisseurs.
Raison 4 : la facture électronique une solution 100 % sécurisée
De manière générale, la facturation électronique a pour avantage de garantir un strict respect des réglementations en vigueur. L’intégration de toutes les mentions obligatoires, concernant notamment les conditions de règlements, l’identification des deux parties et la TVA, est automatique. L’obligation de conservation des pièces comptables est également assurée par une solution d’archivage numérique fiable, avec des facilités de consultation bienvenues en cas d’audit de l’administration fiscale. Avec TEDD.factures, Les éditions CoMPAGNoNS vous proposent un outil de dématérialisation des factures simple et hautement sécurisé. Votre URL spécifique est accessible à l’aide d’un mot de passe personnel. Vos données sont conservées avec une garantie de 11 ans dans le coffre-fort d’entreprise Arkhineo, solution d’archivage à valeur probante du groupe Docaposte.
Raison 5 : la numérisation pour se plier à la loi !
Last but not least, la dématérialisation fiscale est aussi une obligation légale qui se met en place progressivement en France. En premier lieu, tous les fournisseurs d’un établissement public (État ou collectivités territoriales) doivent désormais utiliser la plateforme Chorus pour facture dématérialisée.
Une obligation qui s’est appliquée step by step, d’abord aux grandes entreprises et aux comptes publics en 2017, puis aux ETI en 2018, aux PME en 2019 et aux microentreprises en 2020. Pour toutes les entreprises, la possibilité de réception de la facture électronique a été rendue obligatoire en 2017.L’adoption de la facturation électronique s’inscrit dans la transformation numérique de notre économie. À ce titre, elle ne pourra être reportée bien longtemps ! Quelle que soit la taille ou le secteur de l’entreprise, la dématérialisation de la facture permet par ailleurs de contourner les contraintes d’un traitement physique, de réduire ses coûts, de rationaliser et d’automatiser tous les processus liés à la facturation. L’offre TEDD.factures développée par Les éditions CoMPAGNoNS répond à toutes les situations en vous permettant de transmettre une facture par email, par courrier ou sur Chorus pro.